В работе любой организации периодически наступает определенный момент, когда требуется решить вопрос, связанный с архивными документами, занимающими много места, срок хранения которых уже истек. Но изначально перед утилизацией проходит экспертиза ценности документов. При этом не рекомендуется проводить экспертные работы ценности документов только одному работнику, так как часто такое явление приводит к плохим последствиям. Это уничтожение документов раньше срока, положенного для хранения по закону. В таком случае организуют специальную комиссию, которая и занимается экспертизой. Уничтожение документов проводится не только с целью освобождения офисной площади для новых документов и других носителей информации, но и для того, чтобы обеспечить противопожарную безопасность и гарантированно ликвидировать информацию, которая считается конфиденциальной.
Сегодня актуальными методами уничтожения являются уничтожение документов на шредере: небольшого количества – на офисном, большого архива – на промышленном шредере. Независимо от способа утилизации документации необходимы гарантии соблюдения конфиденциальности и оперативности, особенно если речь идет о секретных документах. Во времена процветания информационного шпионажа это крайне важные условия уничтожения документов.
При использовании промышленного способа утилизации документов весь процесс уничтожения может быть зафиксирован на камеру. Часто во время утилизации присутствуют представители компании, которая заказала уничтожение документов. Утилизация может происходить без предварительной подготовки, то есть не потребуется освобождать документы из папок, различных файлов, вытаскивать скрепки и скобы.
