В настоящее время уже не секрет, что успех в деятельности любой организации зависит от налаженной системы документооборота. Ведь правильное оформление документации имеет огромное значение в любой работе. Автоматизация делопроизводства и документооборота должна быть четкой и совершенной, чтобы обеспечивать бесперебойную работу всех подразделений той или иной организации независимо от сферы ее деятельности.
Сейчас незаменимыми помощниками в автоматизированном документообороте являются персональные компьютеры. Трудно найти организацию, которая бы не использовала в своей работе это «чудо» техники. Среди основных возможностей использования компьютерных технологий в делопроизводстве считается создание различных документов, в том числе шаблонов приказов, распоряжений, писем и их хранение в памяти компьютера, а также их редактирование и поиск. Автоматизация делопроизводства и документооборота также предусматривает передачу документов адресату на любое расстояние, посредством факсимильной связи, локальной сети, электронной почты или системы электронного документооборота (СЭД), регистрацию исходящей и входящей документации, контроль за исполнением документа, перевод любого документа с иностранных языков. Благодаря новейшим технологиям и достижениям в мире компьютерных программ теперь не нужно переводить тексты со словарем, либо брать на работу человека, свободно владеющего иностранным языком, достаточно просто воспользоваться программой-переводчиком.
Автоматизация документооборота необходима для повышения эффективности труда и управления, сокращения трудозатрат на создание документов, упрощение процедуры передачи, хранения и исполнения документов различной сложности. Работа с документооборотом производится посредством специальных автоматизированных программ с использованием персонального компьютера и автоматизированного рабочего места.
Руководство организации или предприятия должно нести обязательную ответственность за эффективное использование автоматизированных технологий работы с документацией.
