Любое охранное устройство, в том числе и пломба автомобильная, способна выполнить свои задачи при условии, если процедура их применения и установки соблюдена в соответствии с правилами, установленными нормативами. Все пломбы для автомобильных компаний должны в обязательном порядке храниться в закрытых помещениях с ограниченным доступом, чтобы посторонние лица не имели свободного входа в эти помещения. Для учета пломб необходимо иметь журнал учета, в который заносится информация о пломбах, которые устанавливаются на отправляемый груз, а также журнал учета пломб на получаемый груз. В журнале учета пломб регистрационная запись должна содержать следующие сведения: время и дату установки пломбы, ее контрольный номер и название, логотип пломбы, номер транспортного средства, пункт назначения, данные лица уставившего пломбу, данные водителя транспортного средства. Все эти данные заносятся в товарную накладную, которую получает водитель.
В случае, если водитель транспортного средства не входит в число сотрудников предприятия-грузоотправителя, тогда представитель компании обязан присутствовать при подсчете и установке пломбы на груз. При необходимости снятия пломбы до прибытия груза до места назначения составляется акт о снятии пломбы, в котором должна быть следующая информация: данные лица, которое срывает пломбу, причина срыва пломбы, дата и время снятия, контрольный номер и название пломбы, ее логотип, данные свидетелей, которые присутствовали при срыве пломбы. Перед тем, как производить срыв пломб, требуется убедиться в ее целостности. Акт о срыве пломбы обязательно регистрируется должностными лицами компаний, которые учувствуют и контролируют перевозку.
