Электронный документооборот, сокращённо ЭДО - внедряется в государственные и коммерческие структуры. Основное преимущество системы состоит в упрощении процедуры передачи, подписи, согласования юридически значимых и платежных документов между контрагентами. Для этого достаточно иметь персональный компьютер и соответствующую программу. А также определить перечень лиц, ответственных за подписание первичных бухгалтерских документов, договоров, электронной сдачи отчетности в налоговый орган, во внебюджетные фонды.
Схема работы ЭДО 
Отправитель создает или загружает готовый документ на сервис. После этого подписывает и отправляет контрагенту, который утверждает или отклоняет. Например, второй вариант встречается, если в присланных бухгалтерских документах допущены ошибки.
Операторы ЭДО
Через определенных операторов сервиса можно подключить электронный документооборот, наиболее популярные:
- Контур Диадок
- Сфера.курьер
- СБИС
Это операторы, предлагающие пакеты услуг, тарифы и специальные предложения для клиентов.
Что такое роуминг в ЭДО
Не все компании успели перейти на ЭДО. В этом случае он контрагента фирма получит приглашение о присоединении к системе на адрес электронной почты. В случае использования другого оператора, контрагент получит приглашение к роумингу, дающему возможность обмена документами любых операторов. Для настройки роуминга понадобится ключ ЭДО. Это идентификатор участника, компании, использующей в работе электронную систему. Ключ состоит из букв и цифр.
Как проверить партнеров для работы в системе ЭДО
Не все компании ведут добросовестную коммерческую деятельность в России. Перед тем, как начать сотрудничество, рекомендуется проверка контрагентов онлайн. Это можно сделать на сервисах:
- Единый федеральный реестр сведений о банкротстве: для получения информации достаточно знать ИНН, ОГРН и наименование организации.
- Проверка налоговой задолженности: для получения сведений достаточно ИНН. Кроме того, сервис предоставит данные о тех фирмах, которые не сдавали отчетность больше года.
Если проверка показала положительные результаты и контрагент надежный, можно начинать с ним сотрудничество через ЭДО. Подписание бумажных документов требует у руководителей компании, главных бухгалтеров существенной траты времени. При помощи электронных сервисом значительно ускоряется работа по подписанию договоров.