Расходы на аренду и поддержание жизнедеятельности офиса в бизнес-центре — весомая статья затрат, сократить которые можно различными способами. Один из них — coworking-центр, где каждый клиент может арендовать рабочее место с доступом в интернет, ксероксом, сканером и телефоном. В качестве бонуса могут быть предложены услуги секретаря и бесплатное пользование переговорной комнатой.
Несмотря на то что не всем нравится открытое пространство, а в коммунальном офисе не всегда удается отделиться от соседей, коворкинг имеет свои преимущества и идеально подходит для туристического бизнеса и интернет-торговли. Но если работа требует конфиденциальности, то от данного формата лучше отказаться.
Арендовать помещение на выгодных условиях также можно в технопарке, где создана комфортная инфраструктура для выполнения рутинной офисной работы и можно воспользоваться принтерами, плоттерами, интернетом и прочими коммуникативными и техническими средствами. К недостаткам технопарка можно отнести отсутствие возможности перепланировки, к достоинствам — бесплатное посещение семинаров.
Кроме того, сэкономить на аренде офиса помогут следующие простые советы:
- Аренда офиса в бизнес-центре в наиболее подходящем районе. Размещать компанию на отшибе города — не лучшее решение, равно как и ее расположение в историческом центре мегалополиса. Важна хорошая транспортная доступность и развитая инфраструктура: наличие магазинов, кафе и аптек поблизости. Для Северной столицы отлично зарекомендовала себя прямая аренда офиса от собственника в Московском районе Петербурга: Московский проспект, КАД и ЗСД позволяют в течение получаса добраться в любой район города.
- Проверка соответствия общей и полезной площади помещения в бизнес-центре заявленным в контракте показателям. По документам офис может быть больше, и этот момент стоит держать на контроле.
- Если штат компании является малочисленным и состоит из 2-3 сотрудников, предпочтительной может оказаться аренда площади в коворкинге.
Существуют статьи расходов, на которых не стоит экономить при аренде офиса.
- В первую очередь это относится к грамотному зонированию. Если на одно рабочее место предусмотрено не менее 4,5 кв.м, не нужно располагать на этом пространстве 10 человек.
- Кофемашина — не жизненно важный, но крайне желательный элемент комфортного офиса в БЦ, который повышает работоспособность и стимулирует боевой дух команды.
- Эргономичная мебель. Невозможно эффективно работать, сидя на табуретке. В то же время необходимо учитывать тот факт, что около 65% новых компаний разоряются в течение года. Компромисс — покупка мебели, бывшей в употреблении.
- Комфортный микроклимат. Работоспособность находящихся в офисе сотрудников напрямую зависит от того, насколько свежий воздух в помещении.
- Наличие туалетов с современной сантехникой. Как показывает опыт, экономить на комфорте сотрудников и гостей невыгодно.
Кроме того, рекомендуется сократить лишний персонал и оптимизировать штатную численность компании. Ряд сотрудников целесообразно перевести на аутсорсинг.
Крупные компании могут сэкономить на разделении офисного пространства, при котором структурные подразделения, ведущие переговоры с клиентами, будут располагаться в более престижных районах города, а отделы, которые не общаются с партнерами, займут помещения подешевле в спальном районе Москвы или Санкт-Петербурга. Не пренебрегайте общением с арендодателем и просьбами о скидках — это признак не бедности, а бережливости.