Система тендерных закупок на сегодняшний день является оптимальным решением по выбору контрагента с предпочтительными условиями. Тендерные торги могут проводиться в закрытом и открытом доступе, с рассылкой приглашений ключевым и вероятным контрагентам, а также с условно свободным входом потенциальных поставщиков соответственно. Закрытые торги могут осуществляться тендерной комиссией предприятия или сторонних организаций, открытые – в большинстве случаев размещаются на специализированных площадках b2b.
Российское законодательство регламентирует перечень документации, необходимой для участия в тендерных операциях заказчиков и исполнителей, однако он носит рекомендательный характер. Поэтому очень часто электронные торги на различных площадках проводятся с предварительным предоставлением комплекта документов, который может значительно отличаться.
Процедура участия в тендере является достаточно сложным процессом, требующая внимательности исполнителя и оперативной работы юридического управления, договорного и финансового отделов. Зачастую тендерной комиссией запрашиваются спорные документы, например документ подтверждающий отсутствие процедур банкротства компании. Данную справку ни один крупный завод не предоставит никогда.
Среди наиболее частых проблем, с которыми встречаются участники тендерных операций, можно выделить следующие:
- процесс регистрации компании и участника на тендерной площадке
- сбор и предоставление комплекта уставных документов
- оформление заявки участника на тендеры Москвы или других регионов
- контроль и обратная связь при изменении статуса тендера
Практика показывает, что большинству менеджеров представляет большую сложность регистрация на тендерных площадках (в некоторых случаях даже для российских компаний необходима регистрация на англоязычных сайтах), а также сбор необходимого комплекта документов. Именно поэтому в последнее время востребованы услуги компаний, представляющие услуги по сопровождению процедуры торгов от регистрации до получения извещения с результатами от комиссии.
Передача полномочий по ведению оформительской работы в тендерах подрядной организации уменьшает нагрузку на сотрудников компании, высвобождая свободное время для поиска новых контрагентов и улучшения качества обслуживания клиентской базы.