Использование бланков обусловлено не только официальным регламентом документооборота между хозяйствующими субъектами — изготовление бланков все шире используются для внутреннего документооборота компании, который регламентируется собственными правилами организации. Для этого есть несколько причин: они удобны, дешевы и просты в употреблении.
Стоимость и скорость изготовления
Как ни парадоксально — стоимость тиража бланков в типографии, может обходиться компании дешевле покупки аналогичного количества чистой бумаги. Это происходит за счет скидок, которые типографии получают у производителя при закупке большого количества бумаги, широкого ассортимента бумаги различного качества, среди которой отыщется хорошая и дешевая. В большинстве случаев предпечатная подготовка заказа занимает минимальное время и готовую продукцию зачастую можно забрать в типографии в тот же день.
Печать бланка на типографском полиграфическом оборудовании обходится в разы дешевле, чем на офисном принтере, поэтому использование типографских услуг может иметь для компании экономический эффект.
Унификация документооборота
Для крупных организаций имеет значение унификации различных процессов для региональных отделений, в особенности это касается реализации бизнес-процессов и их документационного обеспечения, так как даже самые минимальные различия способны вызвать серьезные проблемы при сборе информации в головном офисе, ее обработке, анализе и составления отчетности различного назначения. Бланки как нельзя лучше решают поставленную задачу: список требуемой информации уже готов и остается только аккуратно заполнить нужные поля требуемой информацией.
В случае необходимости обеспечения участников бизнес-процесса копиями заполненного документа, используются самокопирующиеся бланки, состоящие из нескольких листов различного цвета для упорядочения работы с копиями.
Повышение качества заполнения документации
Одной из серьезных проблем документационного обеспечения работы предприятия является неправильное или неполное заполнение документов, которое может происходить по различным причинам: низкой квалификации исполнителей, неоднозначного регламента, большого количества похожих бизнес-процессов и пр. Бланк помогает решить эту проблему — даже простое механическое заполнение всех требуемых граф позволяет добиться значительного повышения качества документооборота.